Decisioni difficili: le regole per comunicarle con chiarezza ed empatia

Comunicare le decisioni difficili in modo efficace contribuisce a preservare motivazione, credibilità, fiducia e senso di appartenenza

Prendere decisioni difficili non è mai semplice. Ma comunicarle nel modo sbagliato è ancora più dannoso, perché può minare la fiducia, ridurre la motivazione e incrinare il rapporto con il team.

Negli ultimi anni, aziende e organizzazioni si sono trovate più volte davanti a scelte ardue: la gestione della crisi sanitaria, la successiva instabilità economica, per non parlare dei cambiamenti strutturali e organizzativi.

Scelte complesse come la cassa integrazione, il blocco delle assunzioni, la riduzione degli investimenti o il rinvio dei pagamenti ai fornitori, infatti, non sono mai semplici (ma spesso, purtroppo, inevitabili).

Il vero nodo, però, non è solo prendere decisioni difficili: è come comunicarle senza compromettere fiducia e motivazione.

Perché comunicare una decisione difficile è complicato?

Questo succede perché le scelte difficili hanno un impatto diretto sul clima interno di un’azienda.

Una comunicazione mal gestita, infatti, può trasformare una decisione necessaria in un boomerang, e portare con sé come conseguenze calo di motivazione, perdita di fiducia nella leadership, senso di esclusione.Per questo, comprendere come comunicare una decisione difficile diventa tanto importante quanto la decisione stessa.

Errori da evitare nella comunicazione delle scelte difficili

Ecco alcuni esempi reali, che mostrano cosa non fare quando si deve comunicare una decisione difficile:

Un’azienda italiana, nel 2020, comunicò il taglio delle provvigioni ai suoi agenti tramite una PEC, senza nessun preavviso e senza confronto. La notizia venne data solo pochi giorni prima dell’entrata in vigore del provvedimento;

Un leader annunciò durante una riunione un cambio di ruolo a un collaboratore, assegnandolo a un team con cui aveva già espresso difficoltà a lavorare, senza prima parlargliene individualmente.

In entrambi i casi, il problema principale non fu la decisione in sé, ma il modo in cui venne comunicata: questo modus operandi, infatti, incrinò il rapporto di fiducia con il leader, generando insoddisfazione.

Questi esempi mostrano che non basta prendere decisioni giuste o inevitabili: è il modo in cui le comunichi che fa la differenza.

Come comunicare una decisione difficile: 5 regole pratiche

Per gestire al meglio la comunicazione di una scelta complessa, è utile seguire alcune linee guida:

Prepara la comunicazione

Per prima cosa, chiarisci i punti fondamentali e quindi:

1. Cosa dire,
2. Quale mezzo usare per dirlo (e-mail, riunione, incontro one-to-one),
3. Quando comunicarlo,
4. A chi comunicarlo (prima ai diretti interessati, poi al resto dell’organizzazione).

Scegli il contesto giusto

Le decisioni delicate richiedono un momento dedicato e la presenza di un leader preparato e disposto ad ascoltare dubbi e domande.

Comunicare una decisione difficile in modo impersonale o delegare il compito a figure secondarie, infatti, può far sentire chi riceve la notizia svalutato.

Metti al centro le persone

Mettiti nei panni di chi subirà le conseguenze delle decisioni difficili che stai comunicando.

1. Spiega chiaramente il contesto, i motivi della scelta e quali benefici porterà nel lungo termine;
2. Non dimenticare di riconoscere lo sforzo o il sacrificio che stai chiedendo: l’empatia rafforza la credibilità e un tocco di umanità fa sempre la differenza.

Coinvolgi prima i diretti interessati

Chi è più coinvolto deve venire a sapere la notizia dal leader, non da fonti esterne o in modo indiretto.

Ricevere le informazioni che ci riguardano direttamente da altri o in modo frettoloso, infatti, può generare frustrazione e senso di esclusione.

Se sei un ambasciatore di decisioni difficili, fai attenzione al tuo ruolo

Se comunichi decisioni prese da altri, evita frasi come “Non dipende da me” o “Non condivido questa scelta”: rischiano di trasmettere ai collaboratori l’idea che il tuo ruolo abbia poco valore.

Mostra invece comprensione, ma spiega con fermezza e chiarezza i motivi che l’hanno resa necessaria, mantenendo il focus sulla visione aziendale e sulle prospettive future.

Perché è importante comunicare bene le decisioni difficili?

Le decisioni difficili fanno parte della vita aziendale e non possono essere evitate. Ciò che fa la differenza è il modo in cui vengono comunicate.

Un approccio chiaro, empatico e rispettoso riduce le tensioni e rafforza fiducia e senso di appartenenza.

La prossima volta che dovrai annunciare una decisione difficile, quindi, chiediti:

• Sto dedicando abbastanza attenzione a come farlo?
• Mi sto mettendo nei panni di chi riceve la notizia?

Una decisione difficile, infatti, può essere accettata e persino condivisa, se comunicata con rispetto ed empatia.